La ley habla de persona idónea, que sería aquel administrador de propiedad horizontal que tenga conocimientos básicos de la ley que rige las copropiedades horizontales y habilidad para consultarla, además capacidad de dirección y administración, entendimiento básico de contabilidad, Conocimientos relacionados al régimen laboral, al igual que capacidad en mecanismos de solución de conflictos.

El artículo 51 de la Ley 675 del 2001, estipula de manera muy clara las funciones del administrador de propiedad horizontal para la administración de cualquier propiedad horizontal en Colombia, que se podrían resumir de la siguiente manera.

1. Convocar a la asamblea.
2. someter a su aprobación el inventario y balance general
3. presupuesto detallado de todos los gastos al nuevo ejercicio anual.
4. Responsable de los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes.
5. Poner en conocimiento las actas de la asamblea general y del consejo de administración.
6. Preparar informe de todo lo actuado, para la Asamblea General anual de propietarios.
7. Llevar bajo su responsabilidad, la contabilidad del edificio, conjunto residencial, comercial o mixto.
8. Administrar con diligencia y cuidado de acuerdo al reglamento de propiedad horizontal.
9. Cuidar y vigilar los bienes comunes en concordancia con el R.P.H.
10. Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, iniciando oportunamente el cobro judicial, sin necesidad de autorización alguna.
11. Como representante legal, elevar a escritura pública y registrar, todos los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.
12. Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica
13. Notificar a los propietarios, las sanciones impuestas por la asamblea general o el consejo de administración.

12. Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones, una vez se encuentren ejecutoriadas.
13. Expedir la paz y salvo de cuentas con la administración del edificio, cuando ocurra el cambio de tenedor o propietario de un bien inmueble.
14. Las demás funciones previstas en la ley de propiedad horizontal, al igual que las que defina la asamblea general.

Dependiendo que tipo de asamblea, Extraordinaria u Ordinaria.

Si es la asamblea Ordinaria, que ordena la ley de principio de año, el artículo 39 de la ley 675 de 2001 señala que se deben reunir ordinariamente, por lo menos una vez al año y la convocara el administrador de propiedad horizontal.

La ley establece que el administrador de propiedad horizontal convoque la asamblea ordinaria en la fecha que tenga establecido, en el reglamento de esa propiedad horizontal , bien sea edificio, conjunto residencial, comercial o mixto , de no tener la fecha exacta.

La reunión se deberá efectuar dentro de los tres (3) primeros meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal, que usualmente es de enero a marzo.

La ley permite que la asamblea extraordinaria la convoquen bien sea el administrador de propiedad horizontal, el consejo de administración, el revisor fiscal o un número plural de propietarios de bienes privados que representen por lo menos, la quinta parte de los coeficientes de copropiedad.

La quinta parte se refiere a la suma del valor de los coeficientes que representen los propietarios que se reúnan, no al numero de propietarios, porque recordemos que los coeficientes se miden de acuerdo con los metros cuadrados que tenga cada inmueble.

El administrador de propiedad horizontal deberá realizar la convocatoria a la asamblea Ordinaria de inicio del año presupuestal con una antelación no inferior a 15 días calendario por ley.

Sin embargo, para convocar una asamblea extraordinaria, la ley no es muy específica al respecto.

Podríamos pensar que dependiendo de la urgencia que presente la copropiedad y de acuerdo a la conveniencia de todos, ya que las leyes en Colombia son complementarias así que el código del comercio habla de 5 días.

Ahora bien, si es más conveniente para la copropiedad, de una decisión en menos de 5 días tambien en mi opinión seria factible a menos de que este, previamente establecido el termino para las asambleas extraordinarias en el reglamento de propiedad horizontal.

En los términos del artículo 50 de la ley 675 de 2001 los administradores responderán por los perjuicios que, por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros.

Se presume la culpa leve de un administrador en los casos en que incumpla o se extralimite en sus funciones y cuando exista una violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal por parte de él.

Por otro lado, de acuerdo con Código Civil en sus artículos 1602 y 2341 y ss., un administrador puede responder contractual o extracontractualmente.

Contractualmente por el incumplimiento total, parcial de las obligaciones por las cuales se estableció y firmaron las partes, copropiedad y administrador.

 Extracontractualmente cuando ocurre un daño o perjuicio a un tercero y por el vínculo con una o más víctimas, cuya responsabilidad también podría recaer sobre la copropiedad.

Sin embargo, la copropiedad que se vea obligada a pagar por los daños causados por el administrador podrá tomar acciones legales en contra del responsable directo en este caso el representante legal o administrador.

Según el artículo 38 de la Ley 675 del 2001, “será función de la asamblea general de propietarios, como órgano de dirección de la persona jurídica, nombrar el administrador”. 

Así mismo, fijarán el período en el que figurará como administrador y cuál será su remuneración. Para elegirlo, bastará con realizar una votación durante la asamblea de propietarios quienes deben votar a favor más de la mitad de los coeficientes de propiedad.

PARÁGRAFO 1o. Del artículo 50 de la ley 675 de 2001 establece que “ Para efectos de suscribir el contrato respectivo de vinculación con el administrador, actuará como representante legal de la persona jurídica el presidente del consejo de administración o, cuando este no exista, el presidente de la asamblea general”.

De acuerdo al Parágrafo 2o. Del artículo 50 de la ley 675 de 2001 establece que el administrador de propiedad horizontal, para ejercer el cargo en una propiedad horizontal bien sea edificio, conjunto residencial, comercial o mixto, DEBERÁ ACREDITAR IDONEIDAD para ocupar el cargo, que se demostrará en los términos del reglamento, que expida el Gobierno Nacional, lamentablemente desde la expedición de la ley al 2021, los entes encargados no se han pronunciado al respecto.

Según el artículo 51 de la Ley 675 del 2001 el administrador puede ser una persona natural o persona jurídica es decir una empresa que desempeñe esta labor de administración.

El artículo 50 de la ley 675 de 2001 en su PARÁGRAFO 3o. presenta una muy buena opción donde se puede solicitar una póliza y que dice que así :

”El Gobierno Nacional podrá disponer la constitución de pólizas que garanticen el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los administradores (…) En todo caso, el monto máximo asegurable será equivalente al presupuesto de gastos de la copropiedad del año en que se de.